Mobiliųjų telefonų valdymo iššūkiai šiuolaikinėje įmonėje
Šiandieniniame verslo pasaulyje mobilieji telefonai tapo neatsiejama darbo įrankių dalis. Jau praėjo tie laikai, kai telefonas buvo tik skambinimo ar SMS žinučių siuntimo priemonė – dabar tai mažas kompiuteris, suteikiantis prieigą prie įmonės duomenų, elektroninio pašto, dokumentų ir daugybės kitų svarbių verslo funkcijų. Tačiau kartu su augančiu telefonų skaičiumi organizacijose auga ir iššūkiai, susiję su jų valdymu.
Įsivaizduokite vidutinio dydžio įmonę su 200 darbuotojų, kurių kiekvienas turi įmonės telefoną. Tai 200 įrenginių, kuriuos reikia įsigyti, sukonfigūruoti, prižiūrėti, atnaujinti, taisyti, keisti ir galiausiai utilizuoti. Kiekvienas telefonas turi savo abonementą, duomenų planą, programėles ir prieigos teises. Be to, darbuotojai keičiasi, vieni išeina, kiti ateina, o telefonai keliauja iš rankų į rankas. Kaip suvaldyti šį sudėtingą procesą?
Šiame straipsnyje nagrinėsime, kaip šiuolaikinės įmonės gali efektyviai valdyti savo mobiliųjų telefonų ūkį – nuo strategijos kūrimo iki kasdienės priežiūros, nuo išlaidų kontrolės iki saugumo užtikrinimo.
Strateginis mobiliųjų įrenginių valdymo planavimas
Prieš pradedant bet kokį mobiliųjų įrenginių valdymą, būtina turėti aiškią strategiją. Ši strategija turėtų atsakyti į kelis esminius klausimus:
- Kokios yra įmonės mobiliųjų įrenginių naudojimo paskirtys ir tikslai?
- Kokie įrenginiai geriausiai atitinka įmonės poreikius?
- Ar leidžiama darbuotojams naudoti asmeninius įrenginius darbui (BYOD – Bring Your Own Device)?
- Kokios saugumo priemonės turi būti įgyvendintos?
- Koks įrenginių atnaujinimo ciklas?
Įmonės dažnai daro klaidą, neturėdamos aiškios mobiliųjų įrenginių strategijos. Jos tiesiog perka telefonus pagal poreikį, be jokio ilgalaikio plano. Tačiau strateginis požiūris gali sutaupyti daug pinigų ir laiko.
Pavyzdžiui, viena Lietuvos IT įmonė nusprendė standartizuoti savo mobiliųjų telefonų parką, pasirinkdama tik du modelius – vieną vadovams ir kitą eiliniams darbuotojams. Tai leido supaprastinti įrenginių valdymą, sumažinti atsarginių dalių inventorių ir pagerinti IT skyriaus gebėjimą operatyviai spręsti problemas. Be to, užsakant didesnius kiekius tų pačių modelių, buvo galima derėtis dėl geresnių kainų su tiekėjais.
Mobiliųjų įrenginių valdymo sistemų (MDM) panaudojimas
Vienas efektyviausių būdų valdyti didelį mobiliųjų įrenginių skaičių yra specialios mobiliųjų įrenginių valdymo (Mobile Device Management – MDM) sistemos. Šios sistemos leidžia centralizuotai valdyti visus įmonės telefonus:
- Nuotoliniu būdu diegti ir atnaujinti programėles
- Nustatyti saugumo politikas
- Stebėti įrenginių būklę
- Blokuoti prarastus ar pavogtus įrenginius
- Atskirti asmeninius ir darbo duomenis
- Centralizuotai valdyti prieigos teises
Lietuvoje populiarios MDM sistemos yra Microsoft Intune, VMware Workspace ONE, IBM MaaS360 ir kitos. Kiekviena sistema turi savo privalumų ir trūkumų, todėl svarbu pasirinkti tą, kuri geriausiai atitinka įmonės poreikius.
„Prieš įdiegiant MDM sistemą, mūsų IT skyrius kiekvieną savaitę sugaišdavo apie 20 valandų spręsdamas su telefonais susijusias problemas. Po sistemos įdiegimo šis laikas sumažėjo iki 5 valandų per savaitę,” – pasakoja vienos Lietuvos logistikos įmonės IT vadovas.
Įdomu tai, kad MDM sistemos naudingos ne tik didelėms įmonėms. Net ir mažesnės organizacijos su 20-30 telefonų gali gauti reikšmingą naudą, ypač saugumo ir darbo efektyvumo srityse.
Išlaidų optimizavimas ir biudžeto planavimas
Mobiliųjų telefonų ūkis gali tapti rimta finansine našta, jei jis nėra tinkamai valdomas. Išlaidos susideda iš kelių pagrindinių komponentų:
- Įrenginių įsigijimo kaštai
- Mėnesiniai mokesčiai už ryšio paslaugas
- Programėlių ir licencijų kaštai
- Remonto ir priežiūros išlaidos
- IT personalo darbo laikas, skirtas telefonų valdymui
Kaip optimizuoti šias išlaidas? Štai keletas praktinių patarimų:
Telefonų įsigijimas: Vietoj telefonų pirkimo, apsvarstykite nuomos galimybę. Daugelis operatorių siūlo įrenginių nuomos paslaugas, kurios apima ir priežiūrą. Taip pat verta derėtis dėl korporatyvinių nuolaidų, ypač jei perkate didelį kiekį įrenginių.
Ryšio paslaugos: Reguliariai peržiūrėkite savo abonementus ir įsitikinkite, kad jie atitinka realius poreikius. Dažnai įmonės moka už neišnaudojamus duomenų paketus. Taip pat verta apsvarstyti bendrą duomenų paketą visai įmonei, o ne individualius paketus kiekvienam darbuotojui.
Tarptautinis roamingas: Darbuotojams, kurie dažnai keliauja, verta įsigyti specialius tarptautinius paketus arba eSIM korteles, kurios gali būti žymiai pigesnės nei standartinis roamingas.
Telefonų gyvavimo ciklas: Nustatykite optimalų telefonų naudojimo laikotarpį. Dažniausiai tai yra 2-3 metai, priklausomai nuo įrenginio modelio ir naudojimo intensyvumo. Po šio laikotarpio telefonas gali būti perduotas darbuotojui, kuriam reikia mažiau funkcionalumo, arba parduotas.
Viena didžiausių Lietuvos mažmeninės prekybos įmonių sutaupė beveik 30% savo mobiliojo ryšio išlaidų tiesiog peržiūrėjusi visus savo abonementus ir pritaikiusi juos pagal realius darbuotojų poreikius. Paaiškėjo, kad daugelis darbuotojų naudojo tik mažą dalį savo duomenų paketo.
Saugumo užtikrinimas ir rizikų valdymas
Mobilieji telefonai yra ne tik patogus darbo įrankis, bet ir potenciali saugumo spraga. Per juos gali nutekėti konfidenciali įmonės informacija, jie gali būti pamesti ar pavogti, užkrėsti kenkėjiškomis programomis.
Štai pagrindinės priemonės, kurios padės užtikrinti mobiliųjų įrenginių saugumą:
- Privalomas ekrano užraktas: Visi įmonės telefonai turėtų būti apsaugoti PIN kodu, slaptažodžiu, piršto atspaudu ar veido atpažinimo funkcija.
- Šifravimas: Įsitikinkite, kad visi įmonės duomenys telefone yra šifruojami.
- Nuotolinio ištrynimo galimybė: Jei telefonas pametamas ar pavagiamas, turėtų būti galimybė nuotoliniu būdu ištrinti visus jame esančius duomenis.
- Programėlių kontrolė: Apribokite, kokias programėles darbuotojai gali diegti į įmonės telefonus, arba bent jau stebėkite, kokios programėlės yra įdiegtos.
- Reguliarūs saugumo mokymai: Darbuotojai turėtų žinoti apie mobiliosios saugos rizikas ir kaip jų išvengti.
Įdomu tai, kad dažnai didžiausią riziką kelia ne techninės spragos, o žmogiškasis faktorius. Pavyzdžiui, darbuotojai gali naudoti silpnus slaptažodžius, jungtis prie nepatikimų Wi-Fi tinklų ar atidaryti kenkėjiškas nuorodas.
„Po to, kai vienas mūsų vadovų prarado telefoną su svarbiais klientų kontaktais, mes įdiegėme griežtą saugumo politiką visiems įmonės telefonams. Dabar bet kuris pamestas telefonas gali būti nuotoliniu būdu užrakintas ir išvalytas per kelias minutes,” – dalijasi patirtimi vienos Lietuvos konsultacinės įmonės saugumo specialistas.
Mobiliųjų telefonų gyvavimo ciklo valdymas
Kiekvienas telefonas turi savo gyvavimo ciklą įmonėje – nuo įsigijimo iki utilizavimo. Efektyvus šio ciklo valdymas yra svarbi mobiliųjų telefonų ūkio dalis.
Įsigijimas: Telefonų įsigijimas turėtų būti centralizuotas ir vykdomas pagal iš anksto nustatytus kriterijus. Verta turėti patvirtintų modelių sąrašą, iš kurio darbuotojai gali rinktis pagal savo pareigybę ir poreikius.
Konfigūravimas: Nauji telefonai turėtų būti tinkamai sukonfigūruoti prieš perduodant juos darbuotojams. Tai apima saugumo nustatymų pritaikymą, reikalingų programėlių įdiegimą ir prieigos prie įmonės sistemų suteikimą.
Naudojimas ir priežiūra: Šiame etape svarbu turėti aiškias taisykles, kaip telefonai turėtų būti naudojami, ir užtikrinti, kad jie būtų reguliariai atnaujinami. Taip pat reikia turėti procesą, kaip spręsti problemas, kai telefonas sugenda ar neveikia tinkamai.
Perėjimas: Kai darbuotojas palieka įmonę ar gauna naują telefoną, senas telefonas turėtų būti tinkamai paruoštas perėjimui – išvalyti visi asmeniniai duomenys, atstatyti gamykliniai nustatymai ir t.t.
Utilizavimas: Kai telefonas tampa nebetinkamas naudoti, jis turėtų būti utilizuotas laikantis aplinkosaugos reikalavimų. Daugelis gamintojų ir operatorių siūlo senų telefonų surinkimo programas.
Viena inovatyvi praktika, kurią taiko kai kurios Lietuvos įmonės, yra telefonų „kaskadavimas”. Tai reiškia, kad naujausi ir galingiausi telefonai pirmiausia duodami aukščiausio lygio vadovams ar specialistams, kuriems reikia didžiausio funkcionalumo. Po metų ar dvejų šie telefonai perduodami kitiems darbuotojams, kuriems reikia mažiau galimybių, o vadovai gauna naujus modelius. Taip maksimaliai išnaudojamas telefono potencialas ir prailginamas jo naudojimo laikas įmonėje.
Darbuotojų įtraukimas ir politikos komunikavimas
Net geriausia mobiliųjų telefonų valdymo sistema nebus efektyvi, jei darbuotojai nesupras jos svarbos ar nesilaikys nustatytų taisyklių. Todėl labai svarbu įtraukti darbuotojus į procesą ir aiškiai komunikuoti mobiliųjų įrenginių naudojimo politiką.
Štai keletas patarimų, kaip tai padaryti efektyviai:
- Aiški politika: Sukurkite aiškią ir suprantamą mobiliųjų įrenginių naudojimo politiką, kurioje būtų aprašytos darbuotojų teisės ir pareigos, saugumo reikalavimai, leistinos ir neleistinos veiklos.
- Mokymai: Organizuokite reguliarius mokymus apie saugų mobiliųjų įrenginių naudojimą. Tai gali būti trumpi webinarai, e-mokymosi kursai ar tiesiog informaciniai pranešimai.
- Grįžtamasis ryšys: Sudarykite galimybę darbuotojams teikti grįžtamąjį ryšį apie mobiliųjų telefonų valdymo procesus. Jie gali turėti vertingų įžvalgų, kaip pagerinti sistemą.
- Skaidrumas: Būkite skaidrūs dėl to, kokius duomenis renkate iš darbuotojų telefonų ir kodėl. Tai padės išvengti nepasitikėjimo ir pasipriešinimo.
Įdomu tai, kad kai kurios įmonės sukuria specialias programėles ar intraneto puslapius, kur darbuotojai gali patys valdyti kai kuriuos savo telefonų aspektus – pavyzdžiui, pasirinkti, kokias programėles įdiegti iš patvirtintų sąrašo, stebėti savo duomenų naudojimą ar užsiregistruoti telefonų keitimui.
„Kai pradėjome įtraukti darbuotojus į mobiliųjų telefonų valdymo procesą, pastebėjome, kad jie tapo daug labiau atsakingi už savo įrenginius. Sumažėjo prarastų telefonų skaičius, rečiau kreipėsi dėl techninių problemų, nes patys išmoko jas spręsti,” – pasakoja vienos Lietuvos energetikos įmonės personalo vadovė.
Skaitmeninė transformacija per mobiliųjų telefonų prizmę
Mobiliųjų telefonų ūkio valdymas nėra vien tik techninis ar administracinis klausimas – tai dalis platesnės įmonės skaitmeninės transformacijos. Tinkamai valdomi mobilieji įrenginiai gali tapti svarbiu įrankiu, didinančiu darbo efektyvumą, gerinančiu klientų aptarnavimą ir kuriančiu konkurencinį pranašumą.
Pažangios įmonės žiūri į mobiliuosius telefonus ne kaip į išlaidas, o kaip į investiciją. Jos kuria specialias mobiliąsias programėles savo darbuotojams, optimizuoja verslo procesus mobiliesiems įrenginiams ir išnaudoja mobiliųjų technologijų teikiamas galimybes.
Pavyzdžiui, viena Lietuvos statybų įmonė sukūrė specialią mobiliąją programėlę savo darbų vadovams, kuri leido jiems fotografuoti statybų objektus, pažymėti problemas, priskirti užduotis ir sekti jų vykdymą – visa tai tiesiog naudojant įmonės telefoną. Tai žymiai pagreitino problemų sprendimą ir pagerino komunikaciją tarp biuro ir statybų aikštelių.
Kita vertus, efektyvus mobiliųjų telefonų valdymas turi apimti ir „skaitmeninės detoksikacijos” aspektą. Vis daugiau įmonių pradeda suprasti, kad nuolatinis prieinamumas per telefoną gali sukelti darbuotojų perdegimą. Todėl jos įdiegia politikas, kurios skatina „atsijungti” po darbo valandų ar per atostogas.
Ateityje mobiliųjų telefonų valdymas taps dar svarbesnis, nes telefonai tampa vis galingesni ir integruojasi su kitomis technologijomis – nuo dirbtinio intelekto iki daiktų interneto. Įmonės, kurios jau dabar sukuria efektyvias mobiliųjų telefonų valdymo sistemas, bus geriau pasiruošusios šiems pokyčiams.
Mobilumo žaidimo taisyklės: žvilgsnis į ateitį
Efektyvus mobiliųjų telefonų ūkio valdymas nėra vienkartinis projektas – tai nuolatinis procesas, reikalaujantis dėmesio, planavimo ir prisitaikymo prie besikeičiančių technologijų ir verslo poreikių. Įmonės, kurios investuoja į šią sritį, gauna ne tik finansinę grąžą per sumažėjusias išlaidas, bet ir strateginį pranašumą per padidėjusį darbo efektyvumą ir geresnį saugumą.
Lietuvos įmonės vis labiau suvokia mobiliųjų telefonų valdymo svarbą ir diegia pažangias praktikas. Nuo strateginio planavimo iki kasdienės priežiūros, nuo saugumo užtikrinimo iki darbuotojų įtraukimo – visa tai tampa neatsiejama šiuolaikinio verslo dalimi.
Galiausiai, sėkmingas mobiliųjų telefonų ūkio valdymas yra balansas – tarp kontrolės ir lankstumo, tarp saugumo ir patogumo, tarp standartizacijos ir individualizacijos. Rasti šį balansą nėra lengva, bet įmonės, kurioms tai pavyksta, sukuria tvirtą pagrindą savo skaitmeninei transformacijai ir būsimam augimui.
Taigi, sekantį kartą, kai paimsite į rankas savo įmonės telefoną, pagalvokite apie visą sistemą, kuri slypi už šio mažo įrenginio – nuo strateginių sprendimų iki kasdienių operacijų. Ir galbūt pamatysite naujų galimybių, kaip šią sistemą patobulinti savo organizacijoje.